Ofis Asistanı

Sektöründe Öncü Firma

GENEL NİTELİKLER

1. Üniversitelerin ilgili bölümlerinden mezun,
2. Benzer pozisyonda en az 2 yıl deneyim sahibi,
3. MS Ofis programlarını iyi derecede kullanabilen,
4. Genç, dinamik, öğrenmeye açık,
5. Planlama, organizasyon ve takip becerisi yüksek,
6. İş disiplini ve temsil kabiliyeti yüksek,
7. İletişim yönü kuvvetli.
8. İyi derecede İngilizce’ ye sahip

İŞ TANIMI

1. Telefon çağrılarının cevaplanması, dahili ve dış telefon bağlantılarınının gerçekleştirilmesi. Arayan kişilerin mesajlarının alınması ve insiyatif kullanılarak problemlerin çözümlenmesinin sağlanması
2. Firmaya gelecek misafirler ve ziyaretçilerin karşılanması/yönlendirilmesi, toplantı odalarının düzenlenmesi, misafirlere kahve ikramı yapılması
3. Resepsiyonun düzenli ve presentabl olmasının sağlanması,
4. Gelen ve giden evrak ile kargoların takibinin yapılması/Evrak veya kargoların ilgili departman/kişiye teslim edilmesi,
   
5. Toplantı odalarının düzeninin takip edilmesi, gerektiğinde rezervasyon konusunda destek verilmesi
   
6. Üst yönetimin ve gerekli durumlarda ofis/mağaza çalışanlarının seyahat koordinasyonunu ve gereken organizasyonun (biletleme, konaklama ve vize işlemleri) gerçekleştirilmesi, sürecin takip edilmesi
7. İhtiyaç halinde üst yönetimin randevularının düzenlenmesi, ziyaretçi trafiğinin yönetilmesi
8. Genel müdürün ajandasının ve idari işlerinin organizasyonunun yapılması
9. Departmanlar arası koordinasyonu sağlayarak operasyonel süreçlerde destek vermek
10. İdari işler kapsamına giren diğer tüm faaliyetlerin yürütülmesine destek olunması
11. Sorumlu olduğu konulardaki belgelerin dosyalanması, arşiv operasyonunun yürütülmesi
12. Şirket içi eğitimler ve İK etkinlikleri, İK görüşme organizasyonlarında destek sağlanması
    
13. Telefon listelerinin güncel tutulmasının sağlanması
    
14. İdari süreçler kapsamında, personel kartvizit, personel kartı, mağaza personeli kasa yetkilendirmeleri, karakol bildirimi süreçlerinin yürütülmesi